Microsoft Office 365
zentrale E-Mail Signaturen, Kalender und E-Mailverteilergruppen anlegen und verwalten



Signatur Stand: 2023-01-19

Kontaktinformationen einpflegen:








ggf. fehlende Daten im klassischen Exchange nachtragen:









E-Mailsignaturen intern/extern Automatisieren:









E-Mailverteiler Gruppen anlegen und Mitglieder hinzufügen:











Räume/Kalender anlegen und verwalten:







E-Mail Größenbeschränkung anpassen:






Office 365 Variablennamen:


Variablen werden mit doppelten Prozentzeichen (%%VARIABLENNAME%%) gekennzeichnet.

Interne Signatur Final:


<table cellspacing="0" cellpadding="0" border="0"><tr><td height="7">&nbsp;</td></tr></table>
<table cellspacing="0" cellpadding="0" style="border:1px dashed #bbb;border-radius:3px;max-width:100%;font-family:monospace;letter-spacing:-0.02em;color:#555;padding:2px 7px 3px 7px;font-size:10pt;line-height:1.15em"><tr><td>
<b style="color:#333;font-size:10.5pt;color:#555">E-Mail/Weiterleitung:</b><br>
%%Department%%&nbsp;| <span style="white-space:nowrap"> %%FirstName%%&nbsp;%%LastName%%</span><br>
<span style="white-space:nowrap;float:left">Telefon: <a style="text-decoration:underline" href="tel:%%Office%%">%%Office%%</a> |&nbsp;</span><span style="white-space:nowrap">E-Mail:&nbsp;<a style="text-decoration:underline" href="mailto:%%Email%%">%%Email%%</a></span>
</td></tr></table>


Externe Signatur Final


<br><div style="font-family:Calibri,Arial,Helvetica,sans-serif;color:#111">

Mit freundlichen Grüßen<br>
im Auftrag<br><br>

<span style="color:#444;font-weight: bold">%%FirstName%% %%LastName%%</span><br>
%%Department%%<br>
%%Company%%<br><br>

<table cellpadding="0" cellspacing="0"><tr><td width="425" style="max-width:100%;border-bottom:1px solid #777777">
<div style="font-size:10pt;font-family:monospace;letter-spacing:-0.02em;color:#222;display:inline-block;color:#222">
<div style="border-bottom:1px solid #777;line-height:1.5em;letter-spacing:-0.17em;max-width:100%;width:425px;color:#fff">
__<span style="color:red">/</span><span style="color:#222">.</span><span style="color:red">\</span>__________</div>
Kahla-Thüringen - <span style="white-space:nowrap">Johann-Walter-Stadt&nbsp;♬</span><br>
Die Porzellanstadt am Fuße der Leuchtenburg.<br>
<span style="font-size:10pt;font-family:monospace;letter-spacing:-0.05em;color:#222;display:inline-block;color:#222">%%Company%%&nbsp;| <span style="white-space:nowrap">%%Street%% |</span> %%ZipCode%%&nbsp;%%City%%</span><br>
Telefon:&nbsp;<a style="text-decoration:underline" href="tel:%%Office%%">%%Office%%</a> | <span style="white-space:nowrap">Telefax:&nbsp;0049&nbsp;36424&nbsp;77104</span><br>
E-Mail: <a style="text-decoration:underline" href="mailto:%%Email%%">%%Email%%</a> | Internet:&nbsp;<a style="text-decoration:underline" target="_blank" href="https://kahla.de">kahla.de</a><br>
Bank: Deutsche Kreditbank AG | <span style="white-space:nowrap">BIC:&nbsp;&nbsp;BYLADEM1001</span><br>
IBAN: DE29 1203 0000 0001 0105 45</div>
</td></tr></table><br>

<span style="font-size:9.75pt;letter-spacing:-0.01em;color:#555">
Hinweise zur Entgegennahme von Anträgen:<br>
Die genannte E-Mail-Adresse dient nur für den Empfang einfacher Mitteilungen ohne Signatur und/oder Verschlüsselung. Zur Prüfung personenbezogener Daten sind wir aktuell noch auf Ihre eigenhändige Unterschrift auf Anträgen angewiesen.<br>
Die Einlegung eines Widerspruches per E-Mail (elektronischen Weg) ist aufgrund fehlender technischer Einrichtung zur Verarbeitung nicht zulässig. Bitte senden Sie uns diese auf dem normalen Postweg zu.<br><br>

Hinweise zu akzeptierten Dateianlagen:<br>
Die Übermittlung von Dateien mit aktiven Inhalten (Programme oder Skripte) wird durch Sicherheitseinrichtungen verhindert.<br>
Senden Sie keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss.<br>
Diese als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber&nbsp;hinaus stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtsverbindliche Zustellung dar - es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenen Brief.<br><br>

Hinweise zum Datenschutz:<br>
Soweit wir als Behörde Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, finden Sie unter dem Link&nbsp;<a style="text-decoration:underline" target="_blank" href="https://kahla.de/cs/Datenschutz.php">https://kahla.de/cs/Datenschutz.php</a> weitere Informationen zur Verarbeitung und den Ihnen zustehende Rechte.<br><br>

Diese E-Mail und alle mitgesendeten Dateien sind ausschließlich für den Gebrauch durch den Empfänger bestimmt.</span></div>


Interne Signatur Final mit Logo:


<br><div style="font-family:Calibri,Arial,Helvetica,sans-serif;color:#111">

Mit freundlichen Grüßen<br>
im Auftrag<br><br>

<span style="color:#444;font-weight: bold">%%FirstName%% %%LastName%%</span><br>
%%Department%%<br>
%%Company%%<br><br>

<table cellpadding="0" cellspacing="0"><tr><td width="425" style="max-width:100%">
<div style="font-size:10pt;font-family:monospace;letter-spacing:-0.02em;color:#222;display:inline-block;color:#222;border-bottom:1px solid #777777">
<div style="border-top:1px solid #777;font-size:0.1em">&nbsp;</div>
<img src="https://kahla.de/Stadt_Kahla_Logo_Toor_zum_Saaletal_E-Mail_Signatur.png" width="220" style="width:220px;max-width:100%" alt=""><br>
<span style="font-size:10pt;font-family:monospace;letter-spacing:-0.05em;color:#222;display:inline-block;color:#222">%%Company%%&nbsp;| <span style="white-space:nowrap">%%Street%% |</span> %%ZipCode%%&nbsp;%%City%%</span><br>
Telefon:&nbsp;<a style="text-decoration:underline" href="tel:%%Office%%">%%Office%%</a> | <span style="white-space:nowrap">Telefax:&nbsp;0049&nbsp;36424&nbsp;77104</span><br>
E-Mail: <a style="text-decoration:underline" href="mailto:%%Email%%">%%Email%%</a> | Internet:&nbsp;<a style="text-decoration:underline" target="_blank" href="https://kahla.de">kahla.de</a><br>
Bank: Deutsche Kreditbank AG | <span style="white-space:nowrap">BIC:&nbsp;&nbsp;BYLADEM1001</span><br>
IBAN: DE29 1203 0000 0001 0105 45</div><br>
</td></tr></table><br>

<span style="font-size:9.75pt;letter-spacing:-0.01em;color:#555">
Hinweise zur Entgegennahme von Anträgen:<br>
Die genannte E-Mail-Adresse dient nur für den Empfang einfacher Mitteilungen ohne Signatur und/oder Verschlüsselung. Zur Prüfung personenbezogener Daten sind wir aktuell noch auf Ihre eigenhändige Unterschrift auf Anträgen angewiesen.<br>
Die Einlegung eines Widerspruches per E-Mail (elektronischen Weg) ist aufgrund fehlender technischer Einrichtung zur Verarbeitung nicht zulässig. Bitte senden Sie uns diese auf dem normalen Postweg zu.<br><br>

Hinweise zu akzeptierten Dateianlagen:<br>
Die Übermittlung von Dateien mit aktiven Inhalten (Programme oder Skripte) wird durch Sicherheitseinrichtungen verhindert.<br>
Senden Sie keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss.<br>
Diese als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber&nbsp;hinaus stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtsverbindliche Zustellung dar - es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenen Brief.<br><br>

Hinweise zum Datenschutz:<br>
Soweit wir als Behörde Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, finden Sie unter dem Link&nbsp;<a style="text-decoration:underline" target="_blank" href="https://kahla.de/cs/Datenschutz.php">https://kahla.de/cs/Datenschutz.php</a> weitere Informationen zur Verarbeitung und den Ihnen zustehende Rechte.<br><br>

Diese E-Mail und alle mitgesendeten Dateien sind ausschließlich für den Gebrauch durch den Empfänger bestimmt.</span></div>


Bitte beachten:
Die 'width="220"' Angabe beim Image ist notwendig damit das Bild in der Signatur in Outlook nicht zu groß dargestellt wird.
Auch sind die Farbcodierungen voll ausgeschrieben (hier '#777777') so notwendig, die Kurzform '#777' wird nicht überall übernommen.
Auch ist der separate 'div'-Tag mit dem leeren 'no-break-space' Zeichen notwendig um die Striche über der Signatur beim Antworten/Weiterleiten beizubehalten.
Outlook selbst lässt sonst einige Formatierungen/Darstellungen weg, wenn man hier die Style-Einträge zusammenfasst.
Die teilweise hier eher unsinnigen oder sagen wir älteren Style-Formatierungen sind also nur dem geschuldet, da Outlook sonst die Signaturen nicht vernünftig darstellt.
Die Signatur wurde hier so optimiert, dass diese auf praktisch allen Systemen gleich gut funktioniert.
Testen sie die Signatur sofern sie diese verwenden immer mit mehreren Systemen, testen sie die Weiterleitung, die Web- und Mobile Darstellungen.
Es ist nicht so leicht eine vernünftige Signatur in Outlook zu hinterlegen.
Die hier oben als Signatur dargestellten Lösungen waren, bzw. sind produktiv im Einsatz, sie können diese angepasst gern übernehmen.

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